Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y el enlace con el resto del mundo para los directivos, deben saber distinguir lo importante de lo urgente, si interrumpir una reunión para pasarle una llamada o no hacerlo, si filtrar o no un email… y es que ellas tienen el poder en la agenda de los directivos más importantes. Se ocupan de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones. Pero se hacen cargo, también, de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.
El perfil de las personas que ocupan este cargo cada vez es más especializado, el 43% de las secretarias de dirección son licenciadas y diplomadas y tienen una gran capacidad de organización. Sin embargo, la titulación universitaria no es un requisito imprescindible. Más importante resulta el haber recibido formación específica en secretariado. Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que enseña las técnicas básicas de la profesión. Algunos centros privados ya se han puesto al día con las necesidades que se han generado y ya ofrecen cursos especializados, en los que además de abordar las tareas básicas, amplían la formación en temas tan variados como finanzas, organización empresarial, y algunas otras cosas como idiomas y conocimientos de ofimática, imprenscindibles para que los aspirantes puedan tener una visión general del funcionamiento de una empresa.
Se recomienda dominar, como mínimo, el inglés y una segunda lengua extranjera; algunas empresas prefieren el alemán y otras, el francés. En Cataluña, País Vasco y Galicia, se deben hablar las lenguas oficiales de cada comunidad autónoma. Hay que manejar con soltura los programas de Office: Word, Excel, Access y PowerPoint. También tienen que saber navegar por Internet y usar el correo electrónico. Pero el factor clave en el C.V. es la experiencia. La edad media de estas profesionales supera la treintena; lo habitual es haber trabajado como secretaria en jerarquías inferiores durante un período de varios años antes de convertirse en secretaria de dirección.
Como puedes ver para decidirse a ser ayudante de dirección hay que tener vocación ya que no es una salida laboral fácil. Al menos, así lo defienden fuentes del sector, que destacan la importancia de la motivación personal por el trabajo. Para que te hagas una idea de las cualidades de una buena secretaria/ayudante de dirección, te nombramos algunas:
Organización: debe tratarse de personas metódicas y responsables.
Capacidad de trabajo: han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a los cambios.
Don de gentes: tienen que ofrecer la mejor imagen posible. Han de ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con todos los compañeros.
Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
Iniciativa para resolver los problemas.
Si ya te has decidido por esta profesión o ya eres parte de ella, convendría que te pases por Exposecretaria 2009 y el Congreso Internacional de Formación para Assistants y Ayudantes de Dirección que se va ha realizar este 18 y 19 de noviembre. El evento analizará cómo las secretarias de dirección pueden ayudar a sus empresas a salir de la crisis, las Ayudantes de Dirección, más que nunca, representan un papel clave en la compañía que puede ayudar a planificar soluciones para superar los momentos difíciles. La 9ª edición del Congreso Internacional de Formación para Assistants y Ayudantes de Dirección organizado por Secretariaplus debatirá sobre este papel estratégico que tienen que tomar las secretarias en la situación actual, y les enseñará medidas concretas anti-recesión adaptadas específicamente a su puesto de trabajo.
El Congreso se celebrará paralelamente a Exposecretaria 2009, la Feria Profesional de la Ayudante de Dirección en Madrid, en el Palacete de los Duques de Pastrana. Según las previsiones, el evento internacional recibirá la asistencia de más 200 congresistas y más de un millar de visitantes a la feria en su edición Madrid 2009. Por otro lado, Exposecretaria 2009, la Feria Profesional de la Ayudante de Dirección, es el punto de encuentro tanto de expertos del sector como de sus proveedores habituales. En la Feria estarán presentes las principales firmas proveedoras de servicios y productos para la empresa, que presentarán, una edición más, sus recientes novedades a quienes son sus principales prescriptoras.
