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Raquel Marquez

El secretario del director ha de ser organizado, servicial y flexible. Es un trabajo necesario desde que existen las empresas con cierto nivel de organización, y es un apoyo que se nota en toda la compañía y que se remunera en consecuencia.

Funciones: Secretaria de Alta Dirección

Si te gusta trabajar organizando, pasar tiempo en oficinas y eres despierto, comunicativo y dispuesto, la secretaría de dirección es un buen objetivo, desde el que podrás llegar a lograr mejores condiciones laborales que en ciertos cargos de pequeña y mediana empresa y con un nivel de responsabilidad más delimitado y manejable.

Otra buena pista de que serás una buena secretaria de alta dirección es que te encuentres más cómoda al encargarte de muchas tareas pequeñas y cotidianas que de tomar decisiones de gran calado de las que no permiten relajarse al llegar a casa, y poder tratar con personas y no con números.

La vida de un secretario es variada, llena de breves momentos para distintas cosas. El tiempo administrando el trabajo a ese nivel se pasa rápido y permite poco aburrimiento y pocas crisis de motivación: la utilidad de tu trabajo se nota inmediatamente y, cuando eres profesional, notas cómo haces un poco más felices a los que te rodean.

Entre sus tareas, atender el teléfono, llevar agendas, contabilidad y tesorería del día a día (notas de gastos de empleados, cajas fuertes, gastos de oficina…), hacer compras de material, encargarse de procedimientos relacionados con facturación (archivo, sellar y firmar facturas), preparar envíos y recibir a mensajeros, atender a entrevistados, clientes y colaboradores, llevar el correo (haciendo mailings, gestionando documentación recibida, paquetes, etc.), ayudar a la comunicación interna, convocar reuniones, participar en ellas y tomar nota de necesidades de todo tipo.

Si no te ahogas en un vaso de agua y hasta te gusta vigilar varias cosas a la vez, si te interesa escuchar y adaptarte a los demás, si te aburres cuando tienes huecos y aprovechas para organizar y prepararte para imprevistos futuros, serás un secretario perfecto.

Tendrás que dominar programas informáticos de administración, empaparte de la cultura corporativa para poder atender a los detalles en tu comunicación externa y hacerlos encajar, saber idiomas (habitualmente el más solicitado es el inglés, pero para multinacionales necesitarás casi siempre un tercer idioma) y habituarte a manejar muchas tareas, sin agobiarte cuando no llegues a todas y organizando criterios razonables con dirección para priorizar unas sobre otras. Dudar es la tarea en la que más se tarda, y se puede obviar con una buena planificación.

En concreto, el secretariado de alta dirección suele conllevar organizar los viajes de los altos cargos a los que se reporta (billetes de avión, habitación, taxis, citas, reservas en restaurantes…), estar muy actualizado en lo que están haciendo los distintos departamentos para ponerlos a todos de acuerdo y coordinar horarios y acciones y ser muy autónomo. El objetivo es no tener que consultar casi nunca sobre cosas que se repitan, pero para eso al principio será necesario tener reuniones detalladas y no tener miedo a preguntar y establecer criterios claramente. Pregunta las dudas a la primera y ahorrarás mucho tiempo.

Puedes estudiar Secretariado, por ejemplo un título de Técnico Superior en secretariado de dirección , o Administración (auxiliar administrativo, asistente de dirección…). Será importante hacerte un buen CV y formarte en tareas online, cada vez más presentes. Organizar documentos en la nube, horarios y reuniones en aplicaciones compartidas… o directamente teletrabajar gran parte de los días, algo muy útil al acompañar a la directora en viajes o enfrentarse a situaciones en que no podemos trabajar en presencial.

Con cursos como el de Secretariado de Alta Dirección de Formatic Barna, de un año de duración, aprenderás a gestionar todo esto con prácticas en empresas y atención a la informática, la economía de la empresa, la contabilidad, el derecho y la comunicación y el protocolo. Además de lo técnico, los cursos y postgrados en Secretariado te formarán en actitud. Los altos directivos están muy ocupados y tienen mucho en qué pensar, su salvación es tener alrededor personas que además de organizar comuniquen tranquilidad, simpatía y optimismo.

Estadísticas Secretaria de Alta Dirección

El 98 por ciento de las secretarias de altos ejecutivos son mujeres según la ASPM (Asociación del Secretariado Profesional). En El País se hablaba en un artículo de 2017 de la importancia de estas habilidades: la resolución, la discreción, la formación y mucha intuición con estados de ánimo e interpretación rápida de situaciones. ¿Son capacidades innatas femeninas o es la inercia cultural? En cualquier caso, te animamos a ello seas del sexo que seas.

Perspectiva Salarial Secretaria de Alta Dirección

Según el artículo citado de El País, los sueldos medios están entre los 20.000 y los 30.000 euros, pero puede llegar a ser hasta el doble en una multinacional.

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