¿Qué estudios se necesitan para ser Secretaria de Alta Dirección?

Funciones:

Si te gusta trabajar organizando, pasar tiempo en oficinas y eres despierto, comunicativo y dispuesto, la secretarias de alta dirección es un buen objetivo, desde el que podrás llegar a lograr mejores condiciones laborales que en ciertos cargos de pequeña y mediana empresa y con un nivel de responsabilidad más delimitado y manejable.

Otra buena pista de que serás una buena secretaria de alta dirección es que te encuentres más cómoda al encargarte de muchas tareas pequeñas y cotidianas que de tomar decisiones de gran calado de las que no permiten relajarse al llegar a casa, y poder tratar con personas y no con números.

La vida de un secretario es variada, llena de breves momentos para distintas cosas. El tiempo administrando el trabajo a ese nivel se pasa rápido y permite poco aburrimiento y pocas crisis de motivación: la utilidad de tu trabajo se nota inmediatamente y, cuando eres profesional, notas cómo haces un poco más felices a los que te rodean.

Entre sus tareas, atender el teléfono, llevar agendas, contabilidad y tesorería del día a día (notas de gastos de empleados, cajas fuertes, gastos de oficina…), hacer compras de material, encargarse de procedimientos relacionados con facturación (archivo, sellar y firmar facturas), preparar envíos y recibir a mensajeros, atender a entrevistados, clientes y colaboradores, llevar el correo (haciendo mailings, gestionando documentación recibida, paquetes, etc.), ayudar a la comunicación interna, convocar reuniones, participar en ellas y tomar nota de necesidades de todo tipo.

Si no te ahogas en un vaso de agua y hasta te gusta vigilar varias cosas a la vez, si te interesa escuchar y adaptarte a los demás, si te aburres cuando tienes huecos y aprovechas para organizar y prepararte para imprevistos futuros, serás un genial asistente de dirección perfecto.

Tendrás que dominar programas informáticos de administración, empaparte de la cultura corporativa para poder atender a los detalles en tu comunicación externa y hacerlos encajar, saber idiomas (habitualmente el más solicitado es el inglés, pero para multinacionales necesitarás casi siempre un tercer idioma) y habituarte a manejar muchas tareas, sin agobiarte cuando no llegues a todas y organizando criterios razonables con dirección para priorizar unas sobre otras. Dudar es la tarea en la que más se tarda, y se puede obviar con una buena planificación.

En concreto, el secretariado de alta dirección suele conllevar organizar las comunicaciones de la dirección, los viajes de los altos cargos a los que se reporta (billetes de avión, habitación, taxis, citas, reservas en restaurantes…), estar muy actualizado en lo que están haciendo los distintos departamentos para ponerlos a todos de acuerdo y coordinar horarios y acciones y ser muy autónomo. El objetivo es no tener que consultar casi nunca sobre cosas que se repitan, pero para eso al principio será necesario tener reuniones detalladas y no tener miedo a preguntar y establecer criterios claramente. Pregunta las dudas a la primera y ahorrarás mucho tiempo.

Requisitos y Estudios Necesarios:

Puedes estudiar Secretariado, por ejemplo un título de Técnico Superior en secretariado de dirección , o los ciclos formativos en Administración (auxiliar administrativo, asistente de dirección…). Será importante hacerte un buen CV y formarte en tareas online, cada vez más presentes. Encargarte de la planificación y organización de eventos, conferencias,horarios y reuniones en aplicaciones compartidas,  organizar documentos en la nube… o directamente teletrabajar gran parte de los días, algo muy útil al acompañar a la directora en viajes o enfrentarse a situaciones en que no podemos trabajar en presencial.

Con cursos como el de Secretariado de Alta Dirección de Formatic Barna, de un año de duración, aprenderás a gestionar todo esto con prácticas en empresas y atención a la informática, la economía de la empresa, la contabilidad, el derecho y la comunicación y el protocolo. Además de lo técnico, los cursos y postgrados en Secretariado te formarán en actitud. Los altos directivos están muy ocupados y tienen mucho en qué pensar, su salvación es tener alrededor personas que además de organizar comuniquen tranquilidad, simpatía y optimismo.

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Datos y Estadísticas:

El 98 por ciento de las secretarias de altos ejecutivos son mujeres según la ASPM (Asociación del Secretariado Profesional). En El País se hablaba en un artículo de 2017 de la importancia de estas habilidades: la resolución, la discreción, la formación y mucha intuición con estados de ánimo e interpretación rápida de situaciones. ¿Son capacidades innatas femeninas o es la inercia cultural? En cualquier caso, te animamos a ello seas del sexo que seas.