El secretario de una institución educativa se encarga de administrarla bajo las órdenes del director. Tiene responsabilidades importantes en presupuestos, cuentas, ayudas públicas o material y suele ser el jefe del personal externo contratado, desde la limpieza hasta el mantenimiento de todo tipo. ¿Te atreves?

Como ser Pasillo colegio
Raquel Marquez


Funciones:

La oficina de un colegio o instituto desempeña un papel fundamental en la mecánica de la comunidad escolar. El secretario de la institución, como miembro del equipo de gestión junto al director, el jefe de estudios y otros nombramientos de las autoridades educativas, se encarga de garantizar el correcto funcionamiento de la escuela.

Para convertirse en secretario de un centro educativo, el primer paso es obtener un título como maestro en Educación Infantil o Primaria, o ser profesor de Secundaria, Bachillerato o Formación Profesional. Luego, se debe pasar por un proceso de selección, como un concurso-oposición, para obtener una plaza de maestro o profesor en el caso de las escuelas públicas.

Además de las habilidades para tratar con estudiantes, el rol del secretario exige competencia en herramientas de oficina y tecnología de la información, así como destrezas numéricas, ya que tiene responsabilidades económicas en el centro.

Los profesionales de la educación que aspiran a roles de liderazgo en escuelas públicas o privadas tienen la oportunidad de recibir formación de posgrado específica para desarrollar las competencias y herramientas necesarias. El programa en línea del Máster en Dirección de Centros Educativos de UNIR está diseñado para capacitar a los estudiantes en la planificación y ejecución de mejoras para la comunidad escolar. Este programa se centra en la aplicación práctica de habilidades para afrontar los desafíos diarios de los directores y otros miembros del equipo de gestión.

En resumen, las responsabilidades de este profesional incluyen coordinar al equipo directivo, gestionar asuntos administrativos, custodiar documentos, comunicarse con las familias de los estudiantes y supervisar al personal administrativo. Las regulaciones educativas autonómicas detallan las funciones, composición y competencias del equipo directivo en diferentes niveles educativos.

Las responsabilidades del secretario de un colegio se pueden resumir de la siguiente manera:

  • Organizar la gestión administrativa del centro de acuerdo con las directrices de la dirección.
  • Salvaguardar los registros y archivos oficiales del colegio.
  • Mantener y actualizar el inventario de recursos del centro.
  • Desempeñar la función de secretario en los órganos colegiados de gobierno, planificando sus reuniones, registrando las actas de las sesiones y certificando los acuerdos.
  • Gestionar la adquisición de material y equipo para la institución, así como supervisar su uso y mantenimiento.
  • Emitir certificaciones solicitadas por autoridades y partes interesadas.
  • Supervisar y administrar el personal de administración y servicios del colegio, estableciendo horarios y asegurando su cumplimiento.
  • Elaborar el borrador del presupuesto de ingresos y gastos, llevar a cabo la contabilidad y presentar informes ante la autoridad competente en materia de educación.

Para desempeñar eficazmente el papel de secretario, es esencial tener un profundo conocimiento sobre el funcionamiento interno de un centro educativo y comprender la dinámica de su equipo directivo. Este entendimiento, junto con la capacidad de planificar, evaluar y comunicar de manera efectiva, son fundamentales para alcanzar los objetivos establecidos y asegurar que el éxito contribuya al bienestar de toda la comunidad escolar.

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Requisitos y Estudios Necesarios:

Trabajar en la secretaría de un colegio público requiere una serie de habilidades técnicas y personales específicas para llevar a cabo las tareas de manera eficiente. Las habilidades más demandadas para el perfil de los secretarios de un colegio son las siguientes:

  • Manejo de herramientas informáticas: Dado que gran parte de la gestión administrativa se realiza mediante herramientas informáticas, es esencial que los secretarios escolares tengan habilidades en el uso de programas comunes, como el paquete de Microsoft Office, y estén dispuestos a aprender nuevas herramientas según sea necesario. También es útil tener conocimientos de mecanografía para una entrada de datos más rápida.

  • Habilidades comunicativas: A pesar de que parte del trabajo se realiza frente a una computadora, la atención al público es una parte fundamental del trabajo de un secretario escolar. Es importante ser empático, amable, buen oyente y proactivo al interactuar con el personal, los estudiantes y las familias para proporcionar un excelente servicio.

  • Buena gestión del tiempo: Las tareas de la secretaría pueden generar estrés debido a la cantidad de documentos y responsabilidades que deben gestionarse en un tiempo limitado. Saber organizar y priorizar es esencial para mantenerse al día con las demandas del trabajo. Estrategias como hacer una lista de tareas, mantener un espacio de trabajo ordenado y tomar descansos son útiles para gestionar el tiempo de manera efectiva.

  • Proactividad: La capacidad de anticiparse a problemas y tomar medidas preventivas es valiosa en la gestión de la secretaría escolar. La proactividad implica responder rápidamente a los desafíos y tomar decisiones en momentos críticos para garantizar un funcionamiento eficiente.

  • Atención al detalle: La precisión es fundamental en la gestión de documentos y registros. La atención al detalle garantiza que no se cometan errores en la documentación y que se mantenga un alto nivel de exactitud en el trabajo.

Además de estas habilidades, los requisitos educativos para trabajar en la secretaría de un colegio pueden variar según la comunidad autónoma y la institución específica. Sin embargo, es común que las personas que deseen asumir este rol ya sean parte del personal del centro, como los maestros. La formación en Educación Primaria o Educación Infantil es común, y algunos profesionales optan por obtener un máster relacionado con la gestión administrativa o un título de técnico superior en Secretariado. Para trabajar en la secretaría de un instituto público, a menudo se requiere un máster en Profesorado habilitante para la enseñanza en la Educación Secundaria Obligatoria (ESO) o Bachillerato.


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Datos y Estadísticas:

En la última edición de las Cifras de la educación en España (2020) del Ministerio, listan un total de 31.914 centros educativos no universitarios y otros 1.465 de educación específica para adultos.

Los colegios, los Centros de Educación Primaria, son los más numerosos, y en la mayoría se imparte también Educación Infantil.

En el mismo documento encontramos la última cifra sobre gasto público en educación, que asciende a 49.386,3 millones de euros, el 4,25% del PIB. De ese gasto, un 63% corresponde a gastos de personal y hay un buen 13,2% en subvenciones al sector privado, que en parte se justifica por su capacidad para crear empleo de calidad.

Además de un trabajo en un entorno dinámico y agradable, con muchas posibilidades de ser estable, ser secretaria de centros educativos supone ser útil a la sociedad de una forma muy directa. Cuanto más se formen los alumnos a tu cuidado, muchas más posibilidades de tener un empleo en el futuro. El paro entre los jóvenes con educación secundaria completa es casi la mitad de los que tienen solo la primaria o menos.


Perspectiva Salarial, ¿Cuánto cobra Secretario de Centros Educativos?

Según Indeed, que recoge sueldos declarados reales de los distintos sectores, una secretaria ejecutiva gana de media cerca de 20.000 € al año. Esto las sitúa a menudo mejor que a los profesores en cuanto a sueldo.

En la enseñanza pública, es común que el cargo lo ocupe uno de los profesores, que cobra un extra. Es un profesor más implicado que obtiene la confianza directa de la directora del centro, así que tendrá más oportunidades de desarrollo profesional.

En la privada, como apuntábamos arriba, dependerá del nivel económico de los alumnos y de la exclusividad que consiga "vender" la exterior la institución, se puede dar mucha importancia al papel, también comercial, del secretario, que además puede tener que controlar mayores presupuestos y actividades más ambiciosas que la de un centro público: estancias en el extranjero, acuerdos de colaboración con empresas líder, etc.

Por todo esto, puedes tener en cuenta la primera cifra como base, esperando cobrar varios miles más al año.

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